Перечень документов используемых для формирования кадастрового дела. Кадастровое дело: особенность и порядок оформления. II. Порядок хранения документов ГКН
Кадастровые дела представляют собой раздел ГКН, состоящий из:
1) кадастровых дел объектов недвижимости;
2) кадастровых дел территориальных зон;
3) кадастровых дел зон с особыми условиями использования территорий;
4) кадастровых дел кадастрового деления;
5) кадастровых дел геодезической основы ГКН;
6) кадастровых дел картографической основы ГКН;
7) кадастровых дел участков Государственной границы Российской Федерации;
8) кадастровых дел границ между субъектами Российской Федерации;
9) кадастровых дел границ муниципальных образований;
10) кадастровых дел границ населенных пунктов.
Кадастровые дела включаются в номенклатуру дел органа кадастрового учета и подлежат постоянному хранению.
Ведение номенклатуры дел, формирование и оформление кадастровых дел осуществляются с учетом нормативных требований Росархива.
Кадастровые дела ранее учтенных земельных участков государственного земельного кадастра являются составной частью кадастровых дел объектов недвижимости ГКН.
В кадастровое дело помещаются документы, на основании которых внесены сведения в ГКН об объектах недвижимости, территориальных зонах, зонах с особыми условиями использования территорий, кадастровом делении, геодезической и картографической основе ГКН, участках Государственной границы Российской Федерации, границах между субъектами Российской Федерации, границах муниципальных образований и границах населенных пунктов.
Кадастровое дело может состоять из нескольких частей, томов. Объем каждой части, тома не должен превышать 250 листов.
В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации.
Документы в кадастровое дело включаются по мере их поступления в орган кадастрового учета.
В кадастровое дело при его оформлении помещаются:
обложка дела, реквизиты которой заполняются по установленной форме;
титульный лист кадастрового дела;
лист-заверитель, на котором цифрами и прописью указывается количество листов в кадастровом деле, особенности отдельных документов;
лист - заместитель кадастрового дела, включаемый в кадастровое дело вместо временно изъятого из дела документа;
внутренняя опись документов, помещенных в кадастровое дело, оформляемая на отдельном листе по установленной форме.
На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование органа кадастрового учета; номенклатурный индекс, заголовок и дата кадастрового дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения ("Хранить постоянно") и архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
Обложка дела и лист-заверитель оформляются при подготовке кадастрового дела к архивному хранению.
Внутренняя опись документов кадастрового дела составляется специалистом органа кадастрового учета, ответственным за ведение кадастровых дел.
Во внутренней описи документов кадастрового дела указываются:
номер по порядку (порядковый номер документа, помещенного в дело), индекс дела;
реквизиты документа (наименование, регистрационный номер, дата и т.п.);
номера листов документа, на которых расположен каждый документ (для документов на машиночитаемом носителе - вид и количество машиночитаемых носителей);
дата включения документа в кадастровое дело;
место хранения документа (идентификатор кадастрового дела в соответствии с пунктом 90 Порядка ведения государственного кадастра недвижимости и номер документа в кадастровом деле, если документ помещен в иное кадастровое дело, либо наименование органа (организации), осуществляющего хранение документа);
подпись, фамилия и инициалы специалиста органа кадастрового учета, ответственного за ведение кадастровых дел.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Итоговая запись к внутренней описи составляется при подготовке кадастрового дела к архивному хранению.
На титульном листе кадастрового дела указывается идентификатор кадастрового дела:
вид кадастрового дела в соответствии с пунктом 85 Порядка;
кадастровый номер объекта недвижимости (для кадастровых дел объектов недвижимости);
индивидуальное обозначение территориальной зоны (для кадастровых дел территориальных зон);
индивидуальное обозначение зоны с особыми условиями использования территорий (для кадастровых дел зон с особыми условиями использования территорий);
номер единицы кадастрового деления (для кадастровых дел кадастрового деления);
индивидуальное обозначение единицы административного или кадастрового деления (для кадастровых дел геодезической или картографической основы ГКН);
обозначение участка Государственной границы Российской Федерации (для кадастровых дел участков Государственной границы Российской Федерации);
наименование субъектов Российской Федерации, между которыми установлена граница (для кадастровых дел границ между субъектами Российской Федерации);
наименование муниципального образования или населенного пункта (для кадастровых дел границ муниципальных образований или границ населенных пунктов).
Кадастровое дело объекта недвижимости формируется после присвоения объекту недвижимости кадастрового номера из учетного дела, состоящего из помещенных в одну обложку: заявления, документов, необходимых для кадастрового учета, документов, поступивших в порядке информационного взаимодействия, а также оформленных уполномоченным должностным лицом органа кадастрового учета протокола проверки и соответствующих решений.
Документы, необходимые для осуществления учета изменений объекта недвижимости или снятия с кадастрового учета объекта недвижимости, после принятия уполномоченным должностным лицом органа кадастрового учета решения о кадастровом учете изменений объекта недвижимости или решения о снятии с кадастрового учета объекта недвижимости изымаются из учетного дела и включаются в кадастровое дело соответствующего объекта недвижимости. Документы, не включенные (не подлежащие включению) в кадастровые дела, помещаются в соответствующие номенклатурные дела и хранятся в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Формирование кадастрового дела осуществляется в органе кадастрового учета по месту принятия решения о кадастровом учете.
Если поступивший в орган кадастрового учета документ содержит сведения о нескольких объектах недвижимости одного вида, такой документ помещается в кадастровое дело объекта недвижимости с наименьшим кадастровым номером. В описи кадастровых дел иных объектов недвижимости в отношении такого документа указываются сведения в объеме, указанном в пункте 89 Порядка, включая место его постоянного хранения.
Если поступивший в орган кадастрового учета документ содержит сведения о земельных участках и иных объектах недвижимости, такой документ помещается в кадастровое дело земельного участка с наименьшим кадастровым номером.
Кадастровые дела кадастрового деления могут подразделяться на дела кадастрового деления территории кадастрового округа на кадастровые районы и дела кадастрового деления территории кадастровых районов на кадастровые кварталы. В этом случае каждое кадастровое дело идентифицируется кадастровым номером соответствующей единицы кадастрового деления.
Допускается осуществлять хранение документов и материалов, содержащих сведения о геодезической или картографической основе ГКН, в местах хранения документов и материалов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства.
В этом случае во внутренней описи соответствующих кадастровых дел геодезической или картографической основы указываются сведения в объеме, указанном в пункте 89 Порядка, включая место постоянного хранения документа и его формат.
Формирование кадастрового дела
Формирование кадастрового дела можно представить тремя этапами:
I этап. Вся земельно-кадастровая информация собирается и оформляется в кадастровом деле объекта кадастра (земельный участок + прочно связанное с ним недвижимое имущество). Кадастровое дело включает на этом этапе следующие операции:
· определение пространственно-площадных характеристик объекта (местоположение, адрес, границы на местности, координаты поворотных точек границ земельного участка, зданий, сооружений, согласование границ со смежными землепользователями и т.п.);
· определение или техническое описание объекта недвижимости, расположенного на земельном участке, наименование, целевое назначение объекта, год постройки, этажность, материалы фундамента, стен, полов, перекрытий, наличие и тип коммуникаций, планировка, площадные характеристики объекта, благоустройство;
· экономическое описание объекта -- цена, включающая показатель первоначальной (инвентарной) стоимости, восстановительной стоимости, рыночной стоимости.
II этап. Государственный кадастровый учет объекта кадастра путем внесения необходимой достоверной и достаточной информации об объекте в регистрационные документы ГЗК. Процедура кадастрового учета земельных участков и прочно связанных с ними объектов недвижимости заключается в проверке полноты и правильности формирования кадастрового дела: заполнения учетных форм на объекты недвижимости; занесения сведений об объекте в документацию ГЗК, приобщения к кадастровому делу объекта новых правоустанавливающих документов для отслеживания правовой истории объекта недвижимости, нанесения границ объекта на дежурный кадастровый план (кадастровые кварталы, секции), изготовления документа, удостоверяющего право на объект недвижимости, закрытия кадастрового дела, передачи в архив органов государственного кадастрового учета объектов недвижимости.
III этап. Государственная регистрация прав на объекты недвижимости осуществляется органами юстиции в Едином Государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Таким образом, кадастровое дело содержит три группы документов:
Первая группа документов описывает собственно объект и включает в себя следующий набор реестров: топогеодезический (материалы съемок, кадастровый план, каталог координат, экспликацию участка, ведомость площадей); имущества (документы технических характеристик объекта); экономический (материалы стоимости оценки объекта на основе местоположения, инфраструктуры и прочих качественных характеристик), корректирующих общие сведения о налоговых сборах, и т.п.
Вторая группа включает документы, удостоверяющие самого субъекта права. Это регистр юридических атрибутов (для юридических лиц -- название предприятия, организации, регистрационные данные, адрес, банковские реквизиты; для физических лиц -- Ф.И.О., паспортные данные).
Третья группа документов подтверждает право субъекта на объект недвижимости: регистры титулов (правоустанавливающий документ и документы, подтверждающие правопреемственность), регистры ограничений (обременения и сервитуты).
Дежурная кадастровая карта территории -- специальная карта, на которой отображаются актуальные сведения о местоположении объектов кадастрового учета.
Для выполнения кадастрового зонирования на планово-картографическом материале и ведения текущего учета создается серия дежурных кадастровых карт и планов.
Дежурная кадастровая карта района (города) предназначена для отображения на ней границ кварталов с их нумерацией, начиная с единицы.
Дежурная кадастровая карта квартала предназначена для отображения на ней границ земельных участков с их нумерацией, начиная с единицы.
Кадастровый план объектов кадастрового учета (земельные участки и территориальные зоны) является фрагментом дежурной кадастровой карты (плана) территории населенного пункта с отображением объекта учета.
Так как кадастровые карты и планы представляют собой графическое отображение юридических описаний земельных участков, то они требуют обязательного подобного изображения в заданном масштабе основных структурных элементов территории: границы города или иного населенного пункта, гидрография, дорожная сеть, границы кварталов и земельных участков
Составление кадастрового паспорта
Кадастровый паспорт объекта недвижимости является одним из необходимых документов для оформления разного рода сделок. Он необходим для регистрации договора аренды, купли-продажи, передачи в наследство или при оформлении дарственной. Без наличия кадастрового паспорта любая сделка с недвижимостью будет приостановлена, а государственные органы откажут в регистрации. Кадастровый паспорт представляет собой документ, в котором содержатся данные из государственного кадастра. Здесь находится информация, которая подробно характеризует объект недвижимости и все сведения, предусмотренные федеральным законом.
На сегодняшний день существуют такие формы кадастровых паспортов:
1. Паспорт на земельный участок;
2. Паспорт на помещения;
3. Паспорт на объект незаконченного строительства.
Получение кадастрового паспорта занимает около десяти дней, при условии, что в государственном кадастре содержится достоверная и полная информация, а также участок и недвижимость, расположенная на нем, не претерпели изменений с момента их регистрации.
Условия получения кадастрового паспорта
1. Кадастровый паспорт выдается только лицам, у которых имеются документы, подтверждающие право на объект.
2. В том случае, если объект был ранее поставлен на учет, то владельцу необходимо подать письменное заявление в соответствующие органы.
3. Паспорт на жилые и нежилые строения можно получить в БТИ или отделах ФГУП. Паспорт на земельные наделы выдают органы недвижимости.
4. За получение кадастрового паспорта необходимо будет заплатить сбор. Он устанавливается согласно распоряжению местных органов власти.
5. Если в объект недвижимости были внесены изменения (перепланировка, пристройка) то кадастровый паспорт выдается повторно.
При принятии заявки от заказчика и ее проверки на каждый земельный участок (объект) открывается кадастровое дело. Основное его назначение заключается в том, чтобы сосредотачивать все документы, предоставляемые заказчиком и получаемые в процессе работы по формированию прав на объекты.
По определению кадастровое дело состоит из трех основных разделов:
· технические, экономические и юридические характеристики земельного участка;
· основные сведения о землепользователе;
· обременения, предупреждения, претензии.
Разработку системы регистрации прав на земельные участки необходимо начинать с изучения технических, экономических и юридических характеристик земельного участка и технических требований, предъявляемых к этим характеристикам. В настоящее время пока не установлен перечень документально подтвержденных технических, экономических и юридических характеристик земельного участка, которые должны быть в Кадастровом деле. Не определены также технические требования к этим характеристикам.
Показатели, которые указаны в законодательных актах, следует рассматривать как обязательные. Однако в кадастровом деле может быть значительно больше показателей. Поэтому необходимо рассмотреть возможные направления расширения характеристик объекта недвижимости, отображаемых в нем.
Техническими характеристиками земельно-кадастрового дела являются:
· Местоположение земельного участка, задаваемое эскизом для договоров краткосрочной аренды и при подготовке распорядительного документа. Эскиз составляется 1: 2000 на основе планшетов масштаба 1: 2 000 или перечня координат углов поворота земельного участка в городской системе координат с погрешностью не более 2 см относительно ближайшего пункта городской геодезической сети.
· Площадь земельного участка, представляемая геодезической площадью, вычисляется по координатам углов поворота границы земельного участка в городской системе координат. Площадь может отличаться от измеряемой на местности с помощью рулетки до 2-3% в зависимости от уклона участка и искажений длин линий при переходе на плоскость. Адресные ориентиры задаются почтовым адресом, номером микрорайона, номером и названием промышленной зоны, кадастровым номером участка.
· Если нормативные документы предусматривают дифференциацию оплаты аренды земельного участка в зависимости от целей использования (земельный участок имеет многоцелевое назначение), необходимо выделять участки с указанием конкретных целей их предоставления. При этом требуется классификатор целей использования земельного участка.
· Экономические характеристики содержат градостроительную и экономическую оценку земельного участка, а также номер экономической или оценочной зоны. Экономические характеристики даются по утвержденной администрацией города методике. Сами градостроительные и экономические оценки земельного участка должны быть утверждены городской комиссией по земельным отношениям города.
Юридические характеристики включают следующие пункты:
· владелец земельного участка (федеральные земли, частные владения, совместная собственность и другие);
· основание права использования земельного участка (покупка участка, выкуп права аренды, получение участка в наследство, владение зданием или иной недвижимостью и другое);
· вид права (владение, аренда, бессрочное пользование и другое);
· распорядительный документ (решение местных органов власти о выделении участка).
В юридических характеристиках кадастрового дела предусматриваются заверенные копии (или ксерокопии) документов-оснований (наименование документа, кто выдал, когда, регистрационный номер и так далее).
Раздел характеристик земельного участка не должен существенно меняться при смене землепользователя. Для юридических лиц сведения о землепользователе включают: наименование юридического лица, Устав или Положение, учредительные документы, копия регистрационного свидетельства, юридический адрес, телефон, факс, финансовые (банковские) реквизиты.
Для физического лица требуется документ, удостоверяющий его (паспорт, военный билет или другие). При этом фиксируется почтовый адрес физического лица, телефон, факс.
Раздел сведений о землепользователе полностью меняется при смене землепользователя. Необходимо предусмотреть в нормативных документах возможность внесения исправлений в раздел "Сведения о землепользователе" в том случае, когда эти сведения меняются без изменения права на земельный участок (изменение адреса, финансовых реквизитов, телефона, факса, изменение формы организации юридического лица).
Для городских земельных участков существенные проблемы представляют выявление всех обременений, обусловленных подземными сооружениями.
В разделе необходимо указать все технические сооружения, для обслуживания которых требуется проход и проезд. Кроме этого следует указать все сервитуты земельного участка. Раздел содержит информацию обо всех правах третьих сторон на недвижимость (информация о залогах, обременениях, аренде, сервитутах, предупреждения, поручительства или ограничения, влияющие на право распоряжения недвижимостью). Раздел не изменяется при смене землепользователя. Обязательным составным элементом кадастрового дела являются историческая справка и пояснительная записка. Историческую справку готовит землепользователь. В ней дается информация об истории перехода прав на данный земельный участок. Пояснительную записку готовит земельный комитет, в которой отражаются:
· месторасположение участка;
· краткая характеристика участка (рельеф, зеленые насаждения и так далее);
· перечень построек и сооружений на участке;
· описание границы участка и порядок её закрепления (забор, естественные преграды);
· кто и когда проводил обследование, участие землепользователя в обследовании.
Одним из важнейших документов является акт обследования земельного участка, на основании которого готовится пояснительная записка.
Создание кадастровой системы оценки земельного участка связано с разработкой теории оценки, и поэтому на начальном этапе создания земельного кадастра акт обследования является важнейшей характеристикой земельного участка. Для создания пояснительной записки и акта обследования земельного участка необходимо разработать систему классификаторов, с помощью которых выполняется описание земельного участка для хранения информации в автоматизированной базе данных.
Кадастровое дело включает много бумаг, которые служат подтверждением возникновения и прекращения существования участка земли. По закону эти документы хранятся в соответствующих органах. Их нельзя изъять из архива и удалить. Дело, снятое с учета, переводится в архив. К исключению относят документы со статусом «временные». Со временем они обретают положение «аннулирован», и в течение 3 лет их уничтожают.
Структура кадастровых дел
Кадастровые дела дополняют обложкой, прошивают и скрепляют печатью. Учетное дело создают после процедуры регистрации заявления о выполнении учета недвижимости. Также должна быть проведена процедура изменений, исправление ошибок в сведениях, внесение новых данных.
Кадастровая работа
Этот вид работы занимает большую часть в своей сфере. Деятельность осуществляется по законам страны. Она выполняется для сбора информации, а также ее передачи:
- в управление природными ресурсами;
- на государственный контроль;
- для научных исследований;
- для анализа и разработки плана;
- для внеплановых работ;
- для установления цен.
Кадастровая работа выполняется специализированными компаниями, которые имеют на это разрешение.
Принципы кадастрового дела
Чтобы участок имел определенный номер, необходимы следующие документы кадастрового дела:
- заявление;
- право собственности;
- план участка;
- акт о выполнения межевания;
- справка из ЕГР;
- бумаги из БТИ.
План участка создается сотрудниками кадастровой службы, которые предварительно прошли аттестацию. Все бумаги следует подавать в оригинале.
Состав кадастра
Земельный кадастр включает не только кадастровое дело, но и расчетные планы, в которых есть данные о границах территории. Также он включает журналы со списками номеров, которые есть в районе. Кадастр включает реестр делянок. В него входят дополнительные документы: книги учетов, справки из налоговой, списки государственных земель.
Земельное кадастровое дело является необходимым для каждого участка. Оно считается подтверждением наличия территории. Реестровое дело включает в себя:
- Деление. Процедура предполагает деление территории страны для присвоения номера каждому участку.
- Реестровый номер. Каждый участок имеет свой номер для ведения реестра.
- Карту или план. В документе расположено графическое изображение с описанием.
Каждый участок должен иметь кадастровый номер. В государственном реестре есть сведения о земельных территориях, которые уже поставили на учет, а также о тех, которые перестали существовать. Кадастровое дело закрывают при объединении земель с соседними участками. После этого оно является недействующим.
Правила оформления документации
- определения границ участка;
- контроля земли;
- осуществления учета недвижимости.
Процедура осуществляется Комитетом или Управлением землеустройства. Первая организация оформляет документацию целевого назначения. Она предполагает дачное строительство, первичный объект недвижимости или сельское хозяйство. В остальных случаях эту работу выполняет организация по землеустройству.
Для выполнения учета первичного объекта недвижимости кадастровое дело открывать не нужно. А вторичному необходимо создание отдельного регистра имущества. Он входит в часть КД. Документация, которая была ранее сформированной, может не подходить ко всем пунктам. Чтобы решить этот вопрос, дело передается заверенным согласно правилам.
У каждого дела есть личный номер. Он состоит из кода района и порядкового номера, который зафиксирован в книге учета. Для объединения участков нужно снова получить кадастровое дело. Номер земли и дела совпадают. Чтобы его получить, можно воспользоваться услугами частных фирм, которые выполняют выдачу этих документов.
Особенности учета земель
Для выполнения кадастрового учета органами власти, правообладателями земли подается заявление в компании, которые выполняют подобные работы. Для этого необходимы правоустанавливающие документы на землю и на межевание участков. Все должно быть соответствующим образом оформлено. Для этого не могут быть приняты документы, в которых есть подчистки или приписки.
Заявка фиксируется в книге учета. Выполнение процедуры предполагает проверку документов, создание описаний участков, присвоение номеров, изготовление планов и формирование кадастровых дел. осуществляется в течение месяца с подачи заявки. После работы выдаются планы земельных участков. Процедура учета полностью бесплатная. Работа по осуществлению учета подлежит страхованию.
Необходимость межевания
Кадастровые дела открываются с выполнением процедуры межевания. Хоть по закону приватизация может быть выполнена без фиксирования границ территории, все же может быть много случаев, когда делать это надо обязательно:
- для осуществления купли - продажи;
- дарения;
- сдачи в аренду;
- постройки дома.
Процедура межевания поможет уладить споры с соседями, когда возникают разногласия из-за территорий и площади участков. При конфликтах можно решить проблему мирным способом, без обращения в суд. После выдачи документа с землей и недвижимостью можно выполнять разные сделки. Благодаря наличию необходимой документации участок можно продавать, обменивать, дарить. В этом случае все сделки будут законными.